EL PLAN DE NEGOCIOS: Aspectos Generales
El un mundo en que prevalece la incertidumbre, con
economías y mercados en constante cambio, la actividad del empresario actual
debe estar cada vez más sistematizada y basada en adecuados instrumentos de
control de gestión. Es decir, es necesaria una verdadera actividad de análisis
dinámico de los cambios del macro entorno y micro entorno empresarial, cuya
eficacia consiste en reducir la probabilidad de que ocurran hechos fortuitos
dentro del proceso de planificación y organización de la empresa, los cuales,
en términos generales, son causa del aumento del nivel de riesgo en ésta área.
Todo esto nos lleva a obrar con la plena convicción de
que la sola intuición empresarial ya no es un requisito suficiente para crear
una empresa firme y estable en el largo plazo.
Este curso pretende constituirse en una guía para los
empresarios y gerentes que tienen sobre sus hombros la responsabilidad de
dirigir una empresa, ya sea en la fase de gestación y puesta en marcha, ya en
la fase de operación corriente, mediante el empleo de un instrumento como lo es
el Plan de Negocios.
En general, el empresario, a partir del momento en que
engendra la idea del negocio, tiene claro hacia dónde desea llegar y mediante
qué medios. En otras palabras, tiene aquello que se denomina "visión
empresarial".
La visión empresarial guía a la persona en sus actos,
aunque tiene una perspectiva estratégica y no operativa. Es, una clase de guía
invisible; el basamento de la motivación empresarial, y establece la línea y
filosofía de conducta hacia el logro de determinado objetivo.
Dentro de un entorno competitivo y de mercado en extremo
complejo y evolucionado, gestar y desarrollar con éxito una idea empresarial
requiere la adopción de un enfoque racional, de cara al estudio de las
variables internas y externas del juego económico de la empresa, que permite
seguir de cerca la evolución del mercado.
Para obtener tal resultado, el proceso de planificación
adquiere un lugar preponderante, enfocando la visión empresarial, no sólo como
una estrategia, sino como un instrumento operativo. El Plan de Negocios es el
instrumento justo de esta conducta gerencial
EL PLAN DE NEGOCIOS: DEFINICIÓN
Un plan de negocios es un documento en donde el
empresario detalla la información relacionada con su empresa. El plan de
negocio organiza la información y supone la plasmación en un documento escrito
de las estrategias, políticas, objetivos y acciones que la empresa desarrollará
en el futuro.
Supone por tanto utilizar información del pasado para
decidir hoy lo que vamos a realizar en el futuro. Cuando analizo que puedo
hacer en las vacaciones con la familia estoy haciendo planes. Para una empresa
sería lo mismo sólo que en otro ámbito y con mayor grado de sistematización.
Puede ser conciso y breve o extenso y detallado. Un plan
muy bien acabado no garantiza el éxito de la empresa, aunque lo contrario
tampoco es cierto. El plan debe incluir metas para la empresa, tanto a corto
como a largo plazo, una descripción de los productos o servicios a ofrecer y de
las oportunidades de mercado que anticipa para ellos.
Algunos autores, también señalan que un "Plan de
Negocios" (Business Plan, en inglés) debe entenderse como un estudio que,
de una parte, incluye un análisis del mercado, del sector y de la competencia,
y de otra, el plan desarrollado por la empresa para incursionar en el mercado
con un producto y/o servicio, una estrategia, y un tipo de organización,
proyectando esta visión de conjunto a corto plazo, a través de la
cuantificación de las cifras que permitan determinar el nivel de atractivo
económico del negocio, y la factibilidad financiera de la iniciativa; y a largo
plazo, mediante la definición de una visión empresarial clara y coherente
Ventajas de la Utilización de un Plan de Negocios.
·
Obliga al emprendedor a buscar información que puede ser estadística o de la
experiencia de la gente para detallar datos.
· Ayuda a conocer el dinero que la empresa necesita para
sus diversas actividades. Establece por tanto, las necesidades y prioridades
financieras.
.· Ayuda a que las empresas puedan alcanzar sus metas.
Los errores se cometen en el papel, eso permite reducir los fracasos
· Es una herramienta de diseño. El emprendedor va dando forma
mental a su empresa antes de darle forma real. Los detalles, ideas y los
números empiezan a tomar forma en un documento escrito.
· Herramienta de reflexión. El tener que poner por
escrito de una forma organizada y coherente, las estrategias empresariales y la
forma alcanzar las metas nos obliga a reflexionar. Cuando se ha empezado a
desarrollar el proyecto, la realidad se presenta con toda su crudeza. Surgen
sorpresas que no habíamos previsto, se descubren aspectos del negocio que no
conocíamos. El plan de negocios ayuda a reflexionar sobre el impacto de estas
novedades en el negocio. Dado que en el plan se expresan las previsiones de
cómo debe evolucionar el negocio, a los pocos meses podremos ver como varía la
realidad sobre lo previsto, analizar las posibles causas y si conviene tomar
las decisiones oportunas.
· Herramienta de comunicación. Sirve para poner por
escrito en forma clara, los distintos aspectos del negocio y discutirlos de una
manera objetiva y despersonalizada: es muy útil para poner sobre la mesa temas
difíciles de abordar como por ejemplo quien asume responsabilidades. El plan
facilita al necesaria coordinación entre los diferentes departamentos y
personas de la empresa.
· Herramienta de marketing. Ya que a veces el empresario
no dispone de todos los recursos necesarios para empezar un negocio o
desarrollar un nuevo producto y/o servicio, debe buscar financiación externa y
el plan puede ayudar a mostrar a los posibles inversores o prestatarios.
. Herramienta de Gestión de Recursos Humanos. El plan de
Negocios sirve de guía para planificar las necesidades de personal, de
formación y para establecer el reparto de responsabilidades. El plasmar
nuestras metas y la forma de conseguirlas nos debe servir también de
instrumento de motivación. El personal puede estar más motivado cuando sabe que
la empresa tiene un plan que le permitirá alcanzar las metas propuestas.
Creación de Negocios.
El Plan de Negocios es una herramienta útil a todo
empresario que ya tiene su empresa o para aquellos que desean crear una
empresa.
Para los primeros, en cuanto que le permite ordenar una
idea nueva para su negocio, lo cual le permitirá innovar en productos o
servicios, con la seguridad de invertir adecuadamente.
Para los segundos, crear una empresa, les posibilita
mediar el riesgo en su inversión considerando todos los elementos, factores
internos y externos a la empresa.
· Para formalizar la iniciación de una empresa, el futuro
empresario necesita relacionarse y conocer bien las instituciones que regulan
el funcionamiento de las empresas y que ejercen influencia o interfieren en el
proceso de desarrollo de la misma; por lo tanto, es importante conocer los
trámites que deben seguirse ante las siguientes entidades:
Dirección
General Impositiva (DGI)
Banco de
Previsión Social (BPS)
Banco de
Seguros del Estado (BSE)
Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social (MTSS)
Formación de empresa
· Debe superar las presiones que cada día sufre en su
negocio; sobre todo a nivel familiar, en muchas ocasiones la misma familia
trata de desanimar al empresario a que no siga en el negocio por lo
improductivo que parece. En este caso la "madera" de empresario y la
visión clara en los objetivos y metas a cumplir inciden positivamente con la
finalidad de tener una empresa exitosa.
La experiencia muestra, salvo algunas excepciones, que la
familia o las amistades tratan de disuadir al posible empresario, exagerando el
riesgo y mirando negativamente el asunto; más bien lo motivan para que invierta
en certificados rentables o para que busque empleo seguro.
Orientaciones para la Elaboración de un Plan de Negocios.
· Rigurosidad en la elaboración. El documento a crear
debe estar bien desarrollado, significa datos exactos, proyecciones objetivas y
ajustarse a los pasos de su elaboración. No implica saber adaptarlos a la
realidad de la empresa.
· Buscar Información. Significa que los datos a
proporcionar deben ser lo más precisos posible, ya sea de estadísticas del
Ministerio de Economía o de cualquier investigación realizada como de datos que
manejan empíricamente los empresarios y empresarias, que sirven mucho para las
proyecciones del negocio.
· Formación / Superación. El empresario debe pensar en
aprender más, es importante recalcar en base a resultados reales la necesidad
de que el nivel de estudio de ellos se eleve en beneficio de su negocio y
familia.
· Buscar el desarrollo del Mercado. Es tratar de sacarle
el máximo provecho al mercado, no significa abusar de el sino que saber aprovechar
las oportunidades al satisfacer necesidades.
· Analizar el mercado. Debemos conocerlo bien, quien
compra, cuanto, que poder adquisitivo tiene, con que frecuencia compra, quien o
quienes son nuestros competidores, etc.
· Identificar fuentes de financiamiento. Conocer cuáles
programas crediticios existen, a qué tasa prestan, plazos, reglamentos,
asesoría y capacitación...
· Mejorar su administración. Implica que el empresario
debe capacitarse para mejorar procesos, llevar controles de ventas, compras,
créditos, rendimiento, pagos, etc. Para ordenar su negocio y saber cuanto gana
o pierde y que medidas tomar ante ello.
· Detectar sus puntos débiles y fuertes. Se debe analizar
la empresa o el producto de manera objetiva. Qué hacemos bien y qué hacemos
mal, por qué nos prefieren a nosotros o por qué gana más la tienda del vecino.
· Fijar un Cronograma. Si vamos a entrar a un negocio o
ampliar el ya existente, es necesario fijarse cuando se va a empezar y los
pasos a efectuar en que tiempo se harán y quien o quienes serán los
responsables
· Separar el capital. El de la empresa y el de la
familia, se tiene que poder diferenciar para tener una buena administración y
no castigar al negocio con gastos personales. Diferenciar Patrimonios. Cuál es
el de la empresa y cuál no. Recordemos que en la mayoría de casos el patrimonio
familiar sirve para el negocio, pero debemos tener cuidado que el del negocio
no sirva para la familia en detrimento del negocio.
Componentes Básicos de un Plan de Negocio.
El siguiente esquema refleja brevemente los componentes
básicos que debe comprender un plan de negocios:
1.
Antecedentes.
1.1.
Origen.
1.2.
Justificación.
1.3.
Objetivos.
2.
Mercadeo.
2.1.
Precio.
2.2. Plaza.
2.3.
Producto.
2.4.
Promoción.
2.5.
Competencia
2.6.
Clientes
2.7.
Proveedores
3.
Ingeniería del proyecto.
4. La
organización.
5.
Contabilidad.
5.1.
Finanzas.
5.2. Proyecciones y evaluación.
6. El plan
de trabajo.
RESUMEN DEL PROYECTO.
El objetivo es presentar brevemente el negocio a posibles
socios, inversores o entidades de apoyo al sector. Será fundamental la
coherencia de lo que se presente para que despierte el interés del lector y de
paso al análisis del documento en su totalidad, Si el resumen convence con
claridad y es conciso en que es lo que queremos y como lo vamos a lograr,
entonces tomarán en serio la propuesta que estamos presentando. Se debe evitar
el lenguaje excesivamente especializado y las generalidades.
En la redacción debemos hablar sobre:
¿Cómo concibió la idea?
· Debe establecer cuáles fueron las motivaciones que le
llevaron a gestar esta empresa.
¿Qué conocimientos o experiencia tiene el proyecto que
pretende realizar?
· Debe describir las experiencias anteriores y
conocimientos que se poseen relacionados con la empresa que se pondrá en
marcha.
¿Qué razones justifican su plan de empresa?
· Se refiere a las razones que motivan el aparecimiento
de nuestra empresa en esta región del país, o en esta área de la provincia.
· Se debe incluir, cuales son las necesidades que se van
a resolver por parte de la población, con los productos y/o servicios de
nuestra empresa.
¿En qué consiste el negocio?.
· Cuáles son los objetivos principales a medio y largo
plazo.
· Qué estrategias vamos a implementar para conseguir esos
objetivos.
· Cuáles son los productos o servicios que vamos a
ofrecer a nuestros clientes.
¿Existe mercado para este negocio?.
· Debemos convencer que la empresa va a situarse en un
mercado con suficiente demanda para nuestro producto o servicio y que esa misma
demanda nos asegura el futuro y el crecimiento del negocio.
· Para convencer de esto, es necesario utilizar datos
reales basados en algún estudio previo, estadísticas o información secundaria.
· Si es posible hay que disponer de una lista de clientes
a atender para demostrar que si va a haber venta.
¿Qué diferencia a nuestra empresa de la competencia?
· Debe existir algún factor que nos haga distintos a la
competencia para que decidan invertir en nuestra iniciativa y no en otra
· Indicar cómo vamos a mantener esa diferencia,
estrategias de producto, precio, atención. Un aspecto fundamental sería definir
en qué somos mejores que los competidores. Con qué puntos fuertes o fortalezas
contamos que nos permita superar a los competidores en la conquista de los
clientes.
· Con qué recursos humanos y financieros contamos y si se
dispone de licencias o patentes. Esto le da seguridad al inversor de que su
dinero estará seguro
¿Qué futuro le espera a la empresa?
· Cuál es el rendimiento a mediano y largo plazo de la
empresa y compararlo con los costos de oportunidad para demostrar por qué somos
una inversión segura
· Mostrar las previsiones de crecimiento sustentándolas
con datos de la firma más objetiva posible
· Cómo se va a financiar ese crecimiento, de donde saldrá
el dinero.
¿Riesgos a afrontar?
· Cuáles se van a asumir, indicando su alcance y cómo le
vamos a hacer frente. Posibles debilidades o peligros a los que nos
enfrentamos. Que tendencias de los mercados nos pueden afectar negativamente.
Por ejemplo si están disminuyendo los nacimientos de niños en nuestro mercado y
el producto que vendemos es infantil.
Marketing
La mercadotecnia es la encargada del proceso de
planificar las actividades de la organización con relación al precio, la
promoción, distribución y venta de bienes y/o servicios de la empresa, así como
en la definición del producto o servicio con base en las preferencias del
consumidor, de manera, que permitan crear un intercambio (entre empresa y
consumidor) que satisfaga los propósitos de los clientes y de la propia
empresa.
Debe establecer una perfecta coherencia entre los
objetivos comerciales y los objetivos globales de la empresa y cómo se pretende
alcanzarlos. Habrá que conocer bien a los clientes y a la competencia
identificando cuál será la táctica que se utilizará con ellos.
Los principales elementos que se deben tomar en cuenta
para la realización de todo plan de mercadeo son las conocidas 4 P's:
· Producto: Se realiza una breve descripción de la
actividad desarrollada por la empresa, en términos de productos (y servicios,
entendiéndolos como productos intangibles). Y éste se refiere a los bienes que
la empresa proporcionará a los consumidores para satisfacer sus necesidades.
· Precio: se refiere al análisis que debe efectuarse para
el establecimiento de un adecuado costo del producto, a qué precio estará
disponible el producto en el mercado.
· Plaza: se refiere a la ubicación que tendrá el producto
dentro de una región o un país. También se incluyen los canales de distribución
a través de los cuales el producto llegará hasta el consumidor.
· Promoción: incluye todas las actividades y elementos
necesarios para dar a conocer el producto al consumidor.
Además de estos elementos, se deben tomar en
consideración la competencia, los proveedores, y el estudio de los clientes,
quienes serán los receptores de nuestros productos y/o servicios
El Producto
Se trata de definir los productos con los que vamos a
contar y sus cualidades, a efectos de hacer una valoración justa y objetiva que
permita visualizar sus efectivas posibilidades en el mercado, frente a otros
productos.
No se debe definir únicamente las buenas cualidades,
también si encontramos en nuestro producto alguna cualidad no tan buena, esta
debe expresarse, y desde luego, buscar como resolver para mejorar la cualidad.
Describa las principales características de su producto
de tal manera que se entienda claramente qué es y para qué sirve. Describa
físicamente sus características técnicas, de utilización y de necesidades que
satisface.
La descripción de cada producto debe incluir elementos
generales en cuanto a:
·
Nombre del producto.
·
Utilización.
·
Materiales con los que está elaborado.
·
Características físicas (peso, color, tamaño, etc).
·
Empaque.
·
Tiempo de duración.
· Ventajas y beneficios.
Este ejercicio puede hacerse a través de una lluvia de
ideas, y se puede utilizar una matriz como la siguiente para efectos de
comparación, clasificación, selección y elección del o los productos a
desarrollar:
Producto Características
Necesidad que satisface Tiempo de duración Ventajas y beneficios
Segmento de Mercado. En ocasiones cuando es un segmento
muy concreto o pequeño hablamos de Nicho de mercado. Definir el grupo
poblacional al que nos enfocamos. Incluso definir el tipo de uso que deseamos
para nuestro producto. Por ejemplo si nuestra bebida de naranja la posicionamos
para desayunar, para otro momento del día o para mezclar con otras bebidas.
Se debe establecer con claridad a quienes estamos
dirigiendo nuestro producto. Afirmaciones vagas como: "las señoras de la
ciudad x", los habitantes de este lugar" y otras del estilo no
definen exactamente como vamos a manejar la promoción, publicidad, y otras
formas de comunicación para llegar a nuestros clientes.
Una manera más completa puede ser:
"Nuestro zapato es fabricado para ser consumido por
las niñas escolares, de 8 a 12 años, cuyos padres tengan ingresos bajos, y que
vivan en nuestro misma provincia".
En cuanto al mercado, se debe realizar un análisis que
permita conocer los siguientes aspectos:
· Características (bien industrial, bien de consumo).
· Estratificación. Segmento concreto del mercado al que
nos dirigimos. Es decir, si por ejemplo vendemos zapatos de deporte o por el
contrario zapatos para vestir más formal.
· Localización (nacional, departamental, municipal,
zonal, regional).
Precio de Venta
Los consumidores entregan algo de valor económico al
vendedor, a cambio de los bienes y/o servicios que recibe. La cantidad de
dinero que se paga por los bienes y/o servicios constituyen su precio.
La fijación de precios es reviste gran importancia, pues
el precio de un producto influye en la percepción que tiene el consumidor final
sobre el producto y/o servicio que recibe.
No debe obviarse a que tipo de mercado se está enfocando
el producto, debe conocerse si lo que buscará el cliente será calidad, sin
importar mucho el precio, o si el precio será una de las variables de decisión
más importantes. En varias ocasiones, una errónea fijación del precio es la
causa responsable de la escasa demanda de un producto.
Precio de venta.
En la determinación del precio nos podemos guiar por
varios factores fundamentales:
A) El costo de
nuestro producto.
B) Los precios
de la competencia en el mercado.
C) Nuestro
porcentaje esperado de ganancia, por determinado número de unidades o
volúmenes.
Y un aspecto importante es el análisis del consumidor.
Qué renta está dispuesto a gastar. Desde la percepción del consumidor que valor
tiene nuestro producto y cuanto está dispuesto a pagar el cliente.
Algunas preguntas que pueden ser de utilidad para
esclarecer aspectos referentes al precio del producto son:
¿Cómo se ha decidido establecer el precio del producto?
¿Qué criterios utilizarán para hacerlo?
La sugerencia es que elabore un listado correspondiente
con todos los materiales y elementos que necesite para producir. También
elabore un listado con los gastos que tendrá que efectuar para producirlo.
Luego, asígnele un valor a las listas y totalice las
cantidades, al total agréguele un porcentaje que usted considere como ganancia
que quiera obtener con la venta del producto.
Además, establezca el precio de su producto, tomando en
cuenta el precio de los productos de la competencia, por lo que debe averiguar
los precios de productos similares o parecidos y compárenlo con el que se
determino para su producto.
La siguiente matriz puede serle de utilidad para el
establecimiento del precio de su producto
PRODUCTO COSTOS
Fijos producción COSTOS
Variables GASTOS Varios BENEFICIO. Utilidad PRECIO de Venta
Producto X
$
$
$
$
$
Producto Y $
$
$
$
$
Producto Z
$
$
$
$
$
En términos sencillos, la relación es la siguiente:
Precio de Venta = C. Fijos + C. Variables + Gastos +
Ganancia esperada.
(Todo debe ir expresado en valores unitarios, por ej.
Costo Fijo Unitario, Gastos Unitarios, etc.).
Si una empresa elabora el producto "X",
fácilmente puede determinar si su precio está por encima o por debajo del de la
competencia, y analizar las razones de dicho hallazgo, verbigracia, menores
costos, mayor utilidad, etc.
Los Competidores
Los competidores de una empresa existente o nueva pueden
ser directos o indirectos. Esta clasificación está enfocada al mercado de
referencia, ya que algunas empresas pueden, y de hecho ofrecen, productos y/o
servicios capaces de satisfacer las mismas necesidades del consumidor, y tales
productos pueden se completamente diferentes.
Los competidores directos ofrecen productos que
satisfacen necesidades idénticas o muy similares, por ejemplo, el transporte
terrestre, puede un consumidor elegir una compañía ferroviaria o una compañía
de autobuses para transportarse hacia su lugar de destino. Otro ejemplo muy
interesante es el de los servicios de telefonía celular.
Forman parte de la categoría de competidores indirectos
aquellas empresas que se dirigen, así sea parcialmente, al mismo mercado de
referencia, pero en el cual el grado de sustitución de la oferta no es
significativo. Verbigracia, los libros y las revistas cumplen la misma función
de informar y actualizar a los lectores, con regularidad las motivaciones
básicas de sus decisiones de compra son diferentes y, por tanto, una agresiva
acción comercial realizada sobre los libros incidirá, con seguridad, el mercado
de las revistas, pero indirectamente.
Ventajas sobre los competidores
Se debe hacer una lista de nuestro análisis acerca de
cuales son las cosas que nos distinguen para bien, de nuestros competidores que
llegan a nuestro mismo nicho de mercado, algunas ventajas pueden ser:
"Compramos
materiales y materia prima de la mejor calidad, al mismo precio que ellos
compran el suyo de menor calidad".
"Contamos
con un medio de transporte que puede desplazarse para lograr una mas fácil
distribución".
"Tenemos
los contactos fuera del país, que nos pueden apoyar con la distribución".
"Poseemos
un mejor control de calidad y nos exigimos a nosotros, realizar las cosas bien
hechas", etc.
Desventajas frente a los competidores
Para ser muy francos, no siempre podemos contar con
ventajas, a veces también tenemos desventajas, que debemos hacer conscientes,
analizándolas y escribiéndolas.
Unas posibles desventajas pueden ser:
"No
tenemos un conocimiento preciso del lugar donde comprar el insumo más
barato".
"No
contamos con la moderna maquinaria que ellos usan, para ser más rápidos".
"No hemos
logrado crédito de los proveedores, en la forma que ellos lo han logrado".
Continuando con su plan de empresa, en este aspecto,
identifique los principales competidores y determine los siguientes elementos:
· Ubicación.
· Tamaño.
· Cobertura del
mercado (urbano, municipal, regional, zonal, nacional, internacional).
· Capacidad de
producción.
·
Características del producto (material, diseño, calidad, marca, precio, etc.).
· Canales de
distribución.
· Política
comercial (plazo, descuentos, forma de pago).
· Estrategia
publicitaria.
Los Clientes
Para empresas nuevas.
La definición que se encuentra en cualquier diccionario
de la lengua española, se refiere a cliente como "quien compra a un
comerciante, especialmente el que lo hace habitualmente". Por tal motivo,
la validez esencial de un proyecto, en términos de potencialidad y
perspectivas, puede comprenderse solamente después de un atento estudio del
mercado de referencia. La atención debe orientarse, en un principio, hacia el
mercado, hacia nuestros futuros clientes.
Uno de los métodos más eficaces para identificar y
analizar el mercado de los bienes de consumo se establece en cuatro niveles:
a) Geográfico. La subdivisión del mercado se presenta en
áreas geográficas como regiones, zonas, provincias, continentes. Sin embargo,
también se puede aplicar el concepto al tipo de clima de una zona determinada,
verbigracia, áreas tropicales, áreas templadas, etc.
b) Demográfico. El mercado puede ser dividido por
características demográficas, como población, edad, raza, sexo, número de
individuos por familia, etc.
c) Socioeconómico. Algunas de las variables que se toman
en cuenta en este caso son educación, ingreso monetario, clases social,
ocupación, etc.
d) Psicográfico. Tiene que ver con el campo de la
psicología, tales como las necesidades, la motivación de compra, valores,
gustos e intereses, etc.
Al interior del mercado, la empresa se orienta
generalmente a un grupo específico de consumidores. Es esto lo que se define
como mercado de referencia o target market. El target o blanco de los
consumidores es este segmento peculiar que identifica a un grupo de latentes
compradores que tienen características similares.
La empresa necesita comprender, ante todo, el mercado en
su conjunto y, por tanto, detenerse a examinar las principales características
geográficas y demográficas. De esto, el diagnóstico se orienta a la
identificación de los segmentos de consumidores para donde los productos y/o
servicios se dirigen; este proceso se establece como segmentación de la
demanda.
El análisis de las necesidades y de las actitudes
referentes al consumo de un grupo homogéneo de consumidores confirma la
utilidad de este enfoque. El estudio en esta fase, orienta su atención, mas que
todo, a las variables psicográficas y socioeconómicas, en lo que respecta a los
bienes de consumo, y hacia las características de compra, financieras y
operativas de bienes industriales.
Algunos autores van más allá, y afirman lo siguiente:
"el cliente no es el que compra sino el que determina la decisión de
comprar".
Tomando como referencia lo que se ha mencionado en esta
lección, se le pide que Identifique para su empresa:
¨ ¿Quién es su cliente? (características,
estratificación)
¨ ¿Qué necesidades tiene? (nacional, internacional)
¨ ¿Qué compra?(marca, color, empaque, calidad, diseño,
etc.)
¨ Motivaciones de compra (por qué compra)
¨ Hábitos de compra (en dónde, cuánto y con qué
frecuencia compra)
Para empresas existentes.
Como ya se mencionó anteriormente, conocer a nuestros
clientes, saber sus deseos y tendencias es para el empresario una herramienta
trascendental, para asegurar el éxito de su negocio. En el pasado las ventas no
buscaban tener relaciones de largo plazo con los clientes. Hoy lo más importante
es que el cliente se transforme en el socio principal del negocio. La
mercadotecnia tiene básicamente que ver con las necesidades, deseos y
tendencias del consumidor, con el propósito de satisfacerlas. Pero la nueva
realidad exige enfocar la mercadotecnia como una filosofía orientada hacia el
cliente.
El mercado sugestiona las tendencias de acuerdo a las
necesidades, aunque estas son cambiantes. La observación y el conocimiento del
mercado potencial dan pie a la gestación de productos que realmente satisfacen
las necesidades del consumidor. En consecuencia, la pregunta es ¿Cómo conocer
el mercado?. La solución obligada podría ser un estudio especializado, aunque
siempre se deben mantener las reservas del caso, debido a los resultados que
afloren como los elevados costos que conlleva un estudio de este tipo.
Existen algunas actividades que los pequeños y medianos
empresarios pueden llevar a cabo para conocer lo que piensan sus clientes. Son
métodos y técnicas sencillas y económicas que realizan algunas de las funciones
de un estudio especializado de mercado. A saber:
· Consulte en su empresa sobre el trato permanente y
diario que el personal tiene con el cliente; ya que la atención a las quejas y
reclamos del cliente permite saber con precisión qué se espera de la empresa y
cuáles las áreas o departamentos problemáticos.
· Compile y estudie las quejas o reclamos de los
clientes. En lugar de rechazarlas, ocultarlas o dejarlas sin prestarles
atención, fomente la presentación de quejas, para sistematizar el esquema.
· Consiga y analice investigaciones y estudios que
existan, y que traten sectores parecidos al que usted se encuentra operando.
· Establezca como referencia a sus clientes de mayor
importancia. Asista a reuniones con ellos, visítelos y consúlteles sobre los
problemas que tienen con los productos y/o servicios que brinda la empresa.
· Elabore un cuestionario de salida a los trabajadores
que están próximos a dejar la empresa. Sus contestaciones serán más sinceras y
serán de gran utilidad para encontrar fallas en la empresa.
· Finalmente, coloque un buzón de sugerencias, la cual
constituye una forma económica de conocer lo que opinan los clientes del
negocio.
Conocer al clientes resulta muy laborioso, ya que ante
todo es un ser humano, una persona, compleja y cambiante. Por ello si quiere
conocerlo, transfórmelo en su mejor aliado.
Canales de Distribución
Después de reconocer las necesidades del cliente o
consumidor y desarrollar un bien y/o servicio que las satisfaga, es necesario
disponer cómo hacer llegar los productos al mercado. Para ello se deben elegir
rutas mediante las cuales se transporte el producto desde el centro de
producción hasta el consumidor final, de la manera más efectiva que sea
posible.
Teóricamente se conocen cuatro canales de distribución
para hacer llegar los bienes del productor al consumidor:
Cada etapa del proceso de distribución, hace posible
incrementar la distribución a un mayor número de clientes potenciales; sin
embargo, cada paso también provoca una pérdida de control y contacto directo
con el mercado.
Forma de distribución
Debe describirse las formas, rutas, periodicidad, y
manejo de volúmenes en los que estaremos distribuyendo el producto. Si se
piensa necesario, puede hacerse una proyección de distribución del producto por
meses, para un año, considerando la estacionalidad del producto, es decir,
analizando los meses del año en que nuestro producto se venderá mas o menos.
Entre las preguntas básicas que deben responderse en este
aspecto se encuentran las siguientes:
· ¿Qué medios de comercialización (canales de
distribución) utilizará para la venta de su producto? (venta directa al
consumidor final, intermediarios, mayoristas, minoristas, punto de venta
propio, etc.)
· ¿Qué medios de transporte se utilizará para la
distribución de su producto?
· ¿Cuáles son los costos? y ¿cuál el costo de su
transporte?
· ¿Cuánto tiempo demora el transporte de los productos?
· ¿Necesita bodegaje o algún tipo de almacenamiento
especial?
· ¿Cuáles son los costos del bodegaje o almacenamiento?
Para facilitarle en la elección del canal de
distribución, puede cumplimentar el siguiente formato tipo matriz:
SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN A EMPLEAR
MOTIVOS PARA ELEGIR ESTE SISTEMA
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
DIAGRAMA DEL PROCESO
Publicidad y Promoción
Otro aspecto que puede causar gran incidencia en el
mercado meta es el sistema de promoción de ventas que se lleve a cabo; la
promoción de ventas comprende actividades que dejan presentar al cliente con el
producto o servicio de la empresa; la promoción de ventas debe desarrollarse
para que el cliente ubique al producto o servicio de la empresa en el mercado,
verbigracia de estas actividades son: muestras gratis, ofertas de lanzamiento, participación
en actividades o eventos sociales, culturales, educativos, deportivos, etc.
Además, no debe olvidarse la importancia que reviste el
poseer una marca definida, que el producto lleve etiqueta y empaque apropiado,
para que el consumidor se sienta alentado a adquirir el producto.
Existen varias formas de promover el producto:
a) Publicidad. Consiste en anunciar el producto en medios
de comunicación, ya sea radio, televisión, prensa escrita, etc.
b) Promoción. Es obsequiar muestras del producto al
público para que éste lo pueda conocer y utilizar o participar con el producto
en ferias, exposiciones, etc.
c) Ventas personales. Este sistema se da cuando un
vendedor de su empresa o usted realiza visitas personales al público, ya sea en
su casa o en sus empresas para ofrecerle directamente el producto.
d) Relaciones Públicas. La gestión de la imagen de la
empresa y las apariciones en los medios de comunicación.
Con referencia a lo anterior, debe tenerse en cuenta que
al elegir una manera de dar a conocer el producto se tome en cuenta el costo de
hacerlo, así como ¿cuándo? y ¿dónde? comenzará a hacerlo.
No siempre se cuenta con un fondo destinado a promover el
producto, sin embargo, muchas veces la publicidad, puede hacerse con acciones
de bajo costo, de forma que siempre se permanezca en la mente de nuestros
consumidores. Actividades posibles de promoción y publicidad son:
· Docena de trece.
· Después de diez, regale uno.
· Calcomanías.
· Calendarios de bolsillo.
· Anuncio en la pared.
· Bolsas de plástico con el nombre de la empresa, etc.
Desde luego, si sus fondos son suficientes, y su mercado
es masivo, use ese tipo de medios, no tiene sentido que usted se anuncie en los
principales periódicos del país, si su producción y nicho de mercado es
limitado geográficamente.
A manera de ejercicio y teniendo en cuenta la clase de
producto y las características de la clientela potencial, determine los medio
que planea utilizar para dar a conocer su producto (catálogos, muestra física,
visita directa, folletos, participación en eventos, otros) y si ha previsto el
mensaje que quiere hacer llegar.
Ventas
Las ventas conforman una de las funciones básicas de la
empresa. El mejor sistema financiero, la mejor publicidad y los mejores métodos
y sistemas de producción no podrán contribuir en nada si las ventas no suceden,
nada ocurre en la empresa hasta que alguien vende.
Con respecto a la organización de ventas las preguntas
básicas a responder son:
¿Contratará vendedores? ¿Cuántos? ¿Con qué experiencia?
¿Cuál será su remuneración? (suelo fijo, comisión por ventas, por cobros, etc.)
Tipo de contrato con los vendedores (término fijo,
indefinido)
¿Fijará cuota de ventas para los vendedores?
¿Qué sistemas de supervisión y control de ventas
utilizará?
Flujo de ventas esperado por mes
Haga una proyección de cuales son sus ventas esperada por
mes, durante un año, trate de hacer esta valoración de manera objetiva,
considerando el monto de su inversión, la planta instalada, el tamaño de su
producción, la recepción de su nicho de mercado, y su competencia.
Proyección de ventas.
Estime las ventas (en unidades) mensuales, durante el
primer año de operación.
Ingeniería de Proyecto (I)
En este ámbito se trabaja la descripción genérica de la
actividad productiva de la empresa, ilustrando brevemente las diversas fases
del proceso, sus características propias, y también las competencias
distintivas de las empresa.
Incluso para las actividades más exigentes, en las cuales
los procesos sean de alguna complejidad y posean, por tanto, una fuerte
capacidad técnica, es del todo inútil detenerse en la descripción técnica del
proceso. No debe olvidarse que el grupo de interés al que se le presenta el
plan no irá nunca más allá de la simple comprensión de la naturaleza de la
actividad desarrollada, salvo algunas excepciones.
El proceso de producción.
Indiferentemente si va a producir, maquilar o comprar en
un principio, es necesario conocer el proceso de producción de su empresa.
El proceso de producción es el conjunto de actividades
que se llevan a cabo para elaborar un producto o prestar un servicio. En este,
se conjugan la maquinaria, los insumos (materiales, materia prima) y el
personal de la empresa necesarios para realizar el proceso. Es necesario que el
proceso de producción quede determinado claramente, a manera que permita a los
empleados obtener el producto deseado con un uso eficiente de los recursos
necesarios.
Recuérdese también que en la actualidad existe una
marcada tendencia por utilizar sistemas, procesos y productos amigables con el
medio ambiente, por lo que debe considerarse que se evite cualquier daño a la
naturaleza.
Las preguntas fundamentales que usted debe responder para
establecer su proceso de producción son:
· Establezca todas las actividades necesarias para
elaborar el producto.
· Ordene las actividades de una manera lógica y en
secuencia.
· Determine los tiempos requeridos para desarrollar cada
actividad.
· Elabore un flujo de su proceso de producción, y
establezca aspectos de control de calidad en ese flujo, identificando los pasos
más problemáticos del proceso.
Diagrama de procedimiento
El diagrama para el procedimiento, es el orden y
combinación de las diferentes actividades de producción, es una secuencia de
operaciones expresada en forma gráfica. También es una forma de detallar y
estudiar el proceso de producción, a través de la utilización de un diagrama de
flujo, cuya simbología básica es la siguiente:
SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO
DESCRIPCIÓN
OPERACIÓN
Se refiere a cualquier actividad
cuyo resultado sea una transformación física o química en un producto o
componente del mismo.
DEMORA
Cualquier lapso en el que un
componente del producto se encuentre esperando por alguna operación, revisión o
traslado.
ARCHIVO
O ALMACENAMIENTO Custodiar un
producto o insumo en el almacén, hasta que se necesite para su utilización o
venta
INSPECCIÓN
Se refiere a efectuar comparaciones o
verificaciones de las características comparándolas con los estándares de
calidad, así como la cantidad determinada para el mismo.
TRANSPORTE
Cualquier movimiento que no forme parte
de una operación o de una inspección.
DOCUMENTO
Generalmente se utiliza para designar
cheques, requisiciones, cotizaciones, etc. Todo aquello que sea necesario para
un efectivo desarrollo del proceso productivo.
Elabore un diagrama de flujo del procedimiento de
manufactura de su producto y/o servicio, desde la llegada del insumo necesario
para la producción, hasta que se obtenga el producto final, empacado y
dispuesto para la venta.
Producción
Maquinaria y equipos.
En esta sección no es necesario distender mucho; ya que
es suficiente un listado de las actividades materiales (y no materiales) que se
llevan a cabo en el nuevo proyecto.
El proceso productivo permite establecer las actividades
a realizar, así como el equipo, herramientas e instalaciones necesarias para
llevar a cabo la elaboración de productos y/o prestación de servicios de la empresa.
Para esto se debe realizar:
a) Desglosar el proceso en actividades específicas.
b) Hacer un listado de todo el equipo / maquinaria
requerido para cada actividad.
c) Elaborar un listado de las herramientas que se
necesitan en cada actividad.
d) Determinar los insumos requeridos en el proceso.
e) Establecer el espacio necesario para llevar a cabo
cada actividad.
f) Determinar cualquier otro requerimiento especial de
instalaciones que viabilicen el desarrollo de cada actividad.
g) No olvidar las especificaciones técnicas del proceso
productivo.
La siguiente matriz puede serle de mucha utilidad para
este apartado:
MAQUINARIA Y EQUIPO CANTIDAD
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CANTIDAD DE PRODUCCIÓN PRECIO MERCADO
TOTALES
Muebles y enseres.
Aquí debe citar la cantidad y clase de muebles y enseres
necesarios para el funcionamiento de su empresa. Puede emplear el siguiente
cuadro:
MUEBLES Y ENSERES CANTIDAD
CLASE PRECIO MERCADO
TOTALES
Materias primas
Para cada uno de los productos que se van a elaborar
enumerar las materias primas necesarias, indicado proveedor, plazo de entrega,
unidad de medida, precio, plazo de pago y disponibilidad en el mercado. Esto
puede realizarlo a través de la siguiente matriz:
PRODUCTO MATERIA
PRIMA PROVEEDOR PLAZO DE ENTREGA UNIDAD MEDIDA PRECIO
PLAZO PAGO DISPONIB.
Tecnología de producción.
Es necesario determinar la tecnología disponible para
realizar el producto. Debe de especificarse, ya que por medio de ella es
posible:
· Determinar que el nivel de tecnología que se está
utilizando es el adecuado de acuerdo al tipo de proyecto y a la región donde se
desarrollará.
· Considerar todas las alternativas de tecnología, no
dejar ninguna fuera del proceso de selección.
· Disponibilidad para obtener la tecnología.
· Cualquier tipo de estipulaciones especiales para hacer
uso de la tecnología, tales como convenios, acuerdos, etc.
· Posibilidad de copiado (búsqueda de protección en
cuanto a Propiedad Intelectual si la tecnología es original).
Lo que se le sugiere es que describa cuales serán los
métodos de producción, y los equipos y técnicas particulares que usted tendrá
para producir en su empresa, eso le ayudará a ver de mejor manera y mas claro,
donde debe poner más atención a este aspecto de la empresa.
Producción esperada.
De acuerdo a lo que ha elaborado anteriormente, usted
está en muy buena posición para definir su capacidad de producción, y en que
porcentaje va a utilizar esta capacidad. Este porcentaje debe traducirse a
unidades y volúmenes
En este aspecto debe tomarse en cuenta la capacidad
instalada, y ésta se refiere al nivel máximo de producción que puede conseguir
una empresa con base en los recursos con los que cuenta, refiriéndose
primordialmente a maquinaria e instalaciones físicas.
Puede realizarse siguiendo el formato del siguiente
cuadro:
PERIODO CANTIDAD
DE PRODUCTO COMENTARIOS
El período puede ser 1 día, 1 semana, 1 mes, etc.
Ingeniería del Proyecto (III)
Inversión en estructuras.
Haga un inventario de cuánto ha sido su inversión en
edificación, y luego cuánto y cuándo prevé usted que deberá invertir
posteriormente, de acuerdo al crecimiento en el mercado.
Mantenimiento y depreciación.
El mantenimiento se refiere al conjunto de acciones
efectuadas para conservar una máquina, vehículo, etc. en sus condiciones
óptimas. En este sentido, todo el equipo y maquinaria con que cuenta la empresa
deberá ser revisado constantemente, a fin de que siempre se encuentre
funcionando en perfectas condiciones.
Depreciación se define como la reducción del precio o
valor de un activo a través del deterioro por el uso. Una forma sencilla de
calcular la depreciación es con el método de la "línea recta", por el
cual el valor residual (valor del activo cuando ha finalizado su vida útil)
calculado de un activo se resta de su costo original y la diferencia se divide
entre el número de años de vida estimada para llegar a una merma por
depreciación anual.
Por ejemplo, supongamos que se ha adquirido una máquina
por un valor de $12,000.00 dólares, a la que se le considera una vida útil de 5
años, y cuyo valor residual se calcula de $2,000.00 dólares. Entonces, la
depreciación anual de esa máquina se determinaría así:
Depreciación= (Coste original del Activo - Valor residual
) / Vida Útil del Proyecto.
Sustituyendo valores tenemos:
Depreciación = (12,000 - 2,000) / 5
Depreciación = $2,000.00 dólares al año.
Ahora corresponde a usted calcular la depreciación de su
equipo, de acuerdo a la vida útil que este tiene. También haga un plan de mantenimiento
y describa cada cuanto se hará este, y cuánto costará.
Instalaciones y servicios.
Haga un calculo de cuánto deberá pagar por las
instalaciones físicas, si son propias defina cuanto costaría si tuviera que
alquilarlas, y cuánto pagará por los servicios de agua, luz, correo, teléfono,
Internet, etc.
Distribución de planta.
Consiste en la forma en que se dispondrán las
herramientas, equipo, máquinas y los flujos de producción, lo cual permitirá
ordenar el trabajo eficientemente.
Para diseñar la distribución de la planta se debe tomar
en cuenta el diagrama de flujo del proceso elaborado anteriormente, ya que a
través de éste será posible determinar el orden de las actividades y, de esta
manera, evaluar cuál es la sucesión óptima del equipo y el lugar más apropiado
para las herramientas.
Aquí le corresponde a usted elaborar un plano a escala,
señalando la ubicación de la maquinaria teniendo en cuenta la secuencia de la
producción, los tiempos mínimos de recorrido, el aprovechamiento de espacios,
las condiciones de iluminación y ventilación y la disposición de los puestos de
trabajo.
Adicionalmente determinar las necesidades de adecuación
de la planta en cuanto a:
¨ Montaje de maquinaria.
¨ Instalaciones eléctricas, de alumbrado, agua y
alcantarillado.
¨ Vías de acceso, etc.
Localización de la empresa.
Para seleccionar la ubicación geográfica de la empresa
tenga en cuenta los siguientes aspectos:
· Producto: de acuerdo con las características del
producto determine si la localización conviene hacerse en zona industrial,
comercial o residencial.
· Costos: de transporte, arriendo, servicios públicos.
· Vías de acceso: cercanía a los puntos de
comercialización del producto y proveeduría de materias primas.
· Servicios industriales: disponibilidad en cantidad y
calidad de energía eléctrica, teléfono, agua y otros.
Organización Empresarial
Reviste particular importancia la organización de la
estructura de la empresa, y en su interior, la del personal con que se contará.
Se sabe que el recurso humano es el activo más importante de toda empresa, y
los éxitos se obran ante todo con personas, y sólo en un segundo momento con
las ideas.
La organización es la forma en que se dispone y determina
el trabajo entre el personal de la empresa, para lograr eficaz y eficientemente
los propósitos establecidos para la misma.
Las etapas por las cuales pasa el establecimiento del
sistema-empresa son las siguientes:
a) Marco jurídico.
Cuando se pretende estructurar legalmente una empresa, es
conveniente tomar en cuenta los siguientes aspectos:
· El número de personas (socios) que iniciaran la
empresa.
· Las aportaciones de cada uno de los socios.
· La responsabilidad de los socios ante terceros.
· Los gastos en que se incurrirá para la constitución de
la empresa.
· Los trámites formales necesarios para inscribirla
legalmente.
· Las obligaciones que se adquieren con el fisco.
· Las obligaciones laborales que se están contrayendo.
En cuanto a la conformación de la empresa, legalmente,
existen diversas figuras, tales como Sociedad Anónima, Cooperativa, etc.
Dependerá del marco legal de cada país para determinar cuál es la mejor figura
legal para ser adoptada.
b) Diseño de un organigrama.
Un organigrama es "la representación gráfica de la
estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades
administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los
órganos que la componen".
El objeto de los organigramas es que constituyen el
instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la
composición de una organización.
Los organigramas son útiles porque:
· Proporcionan una figura formal de la organización.
· Constituyen una fuente de consulta oficial.
· Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de
sus relaciones de jerarquía.
· Constituyen un elemento técnico valioso para el
análisis organizacional.
c) Identificación del recurso humano:
Definido el organigrama de la empresa, es posible
detectar la cantidad y perfil de los empleados que deberán ser contratados por
la organización. Ellos deberán pasar un todo un proceso de reclutamiento,
selección, contratación e inducción de personal al interior de la empresa,
donde se elegirán a los candidatos que reúnan los requisitos exigidos en cada
puesto de trabajo, para que su desempeño en el mismo sea eficiente y eficaz.
Las interrogantes que usted debe responder entonces son:
¿Que estructura legal dará a su empresa? (persona natural, sociedad limitada,
sociedad de hecho, etc.)
¿Cuántos socios conformarán la empresa? ¿Cuál es el
aporte de cada uno?.
Por medio de un organigrama indicar la estructura
administrativa que se dará a la empresa y, para cada uno de los cargos,
determinar las funciones y experiencias necesarias para su desempeño.
Contabilidad y Finanzas
A continuación se presentan las herramientas básicas que
le facilitarán el manejo de la parte contable y financiera del proyecto, y que
le permitirá:
¨ Cuantificar el proyecto en términos de inversión, presupuestos,
balance, costo y rentabilidad.
¨ Evaluar la viabilidad del proyecto
¨ Estimar los costos que intervienen en el proceso
productivo, con el fin de calcular el precio de venta de los productos que se
van a fabricar.
¨ Efectuar una comparación entre lo presupuestado y lo
ejecutado para hacer los correctivos oportunamente, una vez haya transcurrido
algún tiempo.
Contabilidad.
El sistema contable de la organización es un instrumento
muy útil y práctico que facilita la toma de decisiones del empresario y
mantiene un seguimiento constante de las operaciones y estado financiero de la
empresa.
El sistema contable lo podemos definir como el proceso de
llevar, en forma ordenada, las cuentas de la organización, permanecer
informados de la situación de la misma y la búsqueda de alternativas atractivas
que posibiliten el ahorro en cuanto a costos y gastos, para incrementar las
expectativas de rendimiento.
Ahora bien, debe hacerse una diferenciación en cuanto a
costos y gastos. Cuando se elabora un plan de negocios, costo es la cantidad de
dinero que se debe erogar para cancelar lo que se requiere en la operación de
la empresa, y no tiene como fin generar ganancias, en tanto que el gasto sí es
erogado con el propósito de obtener utilidades, verbigracia, el pago de la luz
es un costo, mientras que un spot publicitario en la radio es un gasto.
Existen dos tipos de costos, a saber:
· Variables: son los que se realizan proporcionalmente al
nivel de producción, y forman parte básica del producto (insumos, materiales,
etc.), por ejemplo, compra de papelería, la cual aumentará o disminuirá
dependiendo de la cantidad o volumen que se consuma.
· Fijos: son los que se dan con una misma frecuencia y
que no pueden identificarse específicamente con el producto o servicio, ya que
no cambian con el volumen de los mismos. Verbigracia, pago mensual de la luz,
teléfono, etc.
Registros y controles.
Defina el tipo de registros y los formatos que usará, así
como los controles contables de los que se auxiliará. El número de registros es
variable de empresa en empresa, de acuerdo a sus necesidades de contar con
información. Los controles contables mínimos que deben llevarse son: Un libro
diario y un libro por cuenta. En algunas empresas de pequeño tamaño también se
lleva un libro mayor que reúne todos los datos de los libros de cuentas, y que
permite tomar mejores decisiones empresariales.
La contabilidad no es para que otros la vean, la
contabilidad es un instrumento de toma de decisiones.
Flujo de efectivo (ingresos - egresos).
El flujo de efectivo es un estado financiero que muestra
el total de efectivo que entró o salió de la empresa, durante un lapso de
tiempo determinado.
El flujo de efectivo habilita proyectar, de manera
precisa y segura, la situación económica de la organización en tiempos futuros,
viabilizando a la vez, tanto la estimación de las cantidades de dinero que se
necesitarán en fechas ulteriores, ya sea para compra de herramientas o
maquinaria, insumos, pago de deudas, pago de salarios, etc., como de las
cantidades de dinero que entrarán a la empresa, en concepto de ventas,
intereses, etc.
Es conveniente elaborar un sencillo flujo de ingresos y
egresos que nos de la idea de cómo estaremos en la empresa financiera y
económicamente.
Balance General inicial.
El Balance General es un instrumento que muestra, a una
fecha determinada, cuáles son los activos, pasivos y capital con que cuenta la
empresa. Muestra la situación financiera de la empresa, o sea, qué se posee,
qué se deba y qué se ha pagado. Términos básicos que se manejan en todo balance
general:
a) Activos: constituyen todos los recursos económicos con
que cuenta la empresa, verbigracia, dinero, terrenos, edificios, cuentas por
cobrar, inventarios, etc.
b) Pasivos: son todas las deudas y compromisos que han
sido contraídas por la empresa, con el propósito de acrecentar el dinero para
adquirir más activos o brindarles mantenimiento a los que ya se poseen. En este
rubro se consideran cuentas como proveedores, cuentas por pagar, hipotecas por
pagar, etc.
c) Capital: es lo que cada uno de los socios ha aportado
en dinero para la creación de la empresa, adicionándole las utilidades que se
han obtenido en períodos anteriores.
En contabilidad se maneja la ecuación contable, la cual
manifiesta lo siguiente:
ACTIVO= PASIVOS EXIGIBLES + CAPITAL
Es conveniente hacer un Balance General inicial de
nuestra empresa, que nos permita hacer comparaciones posteriores para saber
cuál es nuestra situación de empresa luego de transcurrido un lapso de tiempo.
Programa de inversión.
El programa de inversión es un instrumento administrativo
que permite planear, en un período de tiempo, las diferentes actividades que se
van a desarrollar para crear la empresa, los requerimientos de liquidez
económica para la compra de los activos fijos, gastos pre-operativos y capital
de trabajo, y el tipo de financiamiento del proyecto con recursos propios y/o
recursos crediticios.
Todo programa de inversión debe tomar en cuenta los
siguientes instrumentos: un cronograma de inversión, un breve presupuesto, el
Balance General, el Estado de Resultados y un Flujo de Efectivo.
Contabilidad y Finanzas (II)
Costos.
a. Costos Fijos
Calcule los costos fijos mensuales de su empresa de
acuerdo con los siguientes rubros:
Alquiler
Servicios Mano de obra (sueldo fijo)
Prestaciones Sociales
Depreciación de Maquinaria
Mantenimiento de Maquinaria
Sueldos administración
Seguros
Honorarios (Contador y Abogado)
Papelería
Útiles de aseo
Gastos de venta
Gastos Financieros
Otros
Importe
$
Total Gastos Fijos
b. Costos variables unitarios
En el siguiente cuadro estime el costo variable unitario
para cada uno de los productos que elabora en su empresa.
Materias Primas Unidad
de Medida Precio Unitario Cantidad Utilizada Coste Total
Total M. P.
Otros costos variables
Mano de Obra temporal
Empaque
Otros
$
$
$
TOTAL COSTOS VARIABLES $
TOTAL COSTOS UNITARIOS $
c. Costos Totales
Para cada uno de los productos, estime el costo total
unitario, así:
d. Precio de Venta
Para cada uno de sus productos, calcule el precio de
venta utilizando la siguiente fórmula:
Donde:
· % Utilidad en Ventas: es el porcentaje que se pretende
obtener como beneficio para la empresa. Debe escribir la cantidad en valores
brutos, por ejemplo, si es 20%, no escriba 0.20, debe escribir 20.
· % Descuentos: representa el máximo de porcentaje en
descuentos que se brindarán por producto, y debe escribirse en valores brutos,
y no en porcentajes.
· Comisiones: cuando el producto requiera de vendedores
expertos para distribuirlo y venderlo, debe asignarse una cantidad en concepto
de pago de comisiones para dichos vendedores.
e. Punto de Equilibrio
Una información financiera ulterior que se puede obtener
de las proyecciones económicas efectuadas, se refiere al periodo de tiempo
justo (punto de equilibrio temporal, en este caso "financiero") para
que el proyecto cubra los recursos (en valores nominales) invertidos a partir
del inicio de operaciones. Se busca un punto de equilibrio entre:
· El total de los recursos consumidos en el tiempo
(egresos de capital);
· El total de los recursos generados por la actividad
empresarial.
Por lo tanto, será necesario que ustedes calculen cuánto
van a producir y cuánto deben vender para recuperar al menos lo que se ha
invertido en la elaboración del producto. Esta manera es bastante conveniente,
ya que les brinda una visión precisa de dónde deben partir (cuánto vender) para
que su resultado sea cero, o sea, sin ganancias y sin pérdidas. Si ustedes
quieren cualquier cantidad de ganancia, deben hacer un impulso por vender más
unidades de las calculadas en el punto de equilibrio, o unidades de equilibrio.
A esto se le denomina análisis del punto de equilibrio.
Con los datos que ya ha determinado anteriormente,
calcule el punto de equilibrio para su empresa, aplicando la siguiente fórmula:
El Plan de Trabajo
¿Qué es un Plan de Trabajo?
El Plan de Trabajo consiste básicamente en asignar
tiempos, responsables, objetivos o metas y recursos disponibles para cada
actividad de la organización, de tal forma que faculte cumplir con los
propósitos que en la empresa se han planteado.
Un plan de trabajo es fundamentalmente la expresión
precisa, clara y particular de la planificación que se ha realizado en cada una
de las áreas de la empresa.
a) Mercadotecnia: acá las actividades a desarrollar son
las relacionadas con los clientes, promoción y publicidad, precios,
distribución, empaque del producto, análisis de la competencia, etc.
b) Producción: las principales actividades a tomar en
cuenta en este ítem son diseño del producto, sistemas de calidad,
instalaciones, acondicionamiento, procesos de compras, obtención de la
maquinaria y equipo, tecnología, requerimientos de mano de obra, ubicación
física de las instalaciones, proceso productivo, etc.
c) Organización: entre las principales actividades a
considerar dentro del plan de trabajo de la organización tenemos definición de
las funciones de la empresa, recurso humano necesarios, diseño de la estructura
orgánica, definición de las funciones del personal, procesos de integración de
recursos humanos, desarrollo de personal, establecimiento de salarios,
definición de instrumentos y procedimientos de evaluación del desempeño, establecimiento
de políticas y reglas que regirán el entorno laboral, etc.
d) Finanzas: las actividades primordiales que debemos
considerar en este rubro son elaboración de proyecciones financieras,
evaluación financiera, sistema de contabilidad, formas de financiamiento,
trámites para obtener financiamientos, uso de programas para llevar la
contabilidad, etc.
e) Implementación y operación: finalmente, existen
algunas actividades que por su relevancia no pueden dejarse fuera, y son las
relacionadas con los aspectos legales para implantar y poner en marcha la
empresa. Entre éstas tenemos los aspectos fiscales, laborales, registros, y
sobre todo, el establecimiento del régimen de constitución de la empresa.
Observaciones generales.
Una vez finalizado su plan para la creación de empresas,
solo falta poner en práctica cada paso analizado y desarrollado.
Es necesario que entre los miembros del grupo se asignen
responsabilidades, asegurándose de cumplirlas a cabalidad.
El Plan de Negocios demanda que exista una persona
responsable como Coordinador General y que existan encargados de las áreas
principales del negocio (producción, mercadotecnia, contabilidad o finanzas, y
recursos humanos).
En cada área es requisito indispensable ubicar a la
persona que mejor se desenvuelva, ya que esta forma es la mejor para trabajar.
Para ello deben tomarse en cuenta los siguientes elementos:
· Mucho optimismo (energía).
· Hágase de un grupo que realmente quiera trabajar con
usted, ya que el equipo debe identificarse entre sí.
· Organícense bien dentro de su equipo de trabajo.
Recuerden que todo lo bueno de esta vida cuesta un poco,
pero se siente una gran satisfacción cuando se logra por los propios medios, de
esta manera, ahora está en sus manos el forjarse un camino en el mundo
empresarial, y como dice un autor...
¡Felicidades y éxito en todo lo que emprendan!
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